Ochrana osobních údajů

Identifikační a kontaktní údaje

Smluvní poskytovatel konkrétní služby a případní samostatní odborníci jsou určeni v nabídce a smluvních dokumentech. Používání společné značky MERU samo o sobě neznamená, že všechny společnosti této značky společně poskytují každou nabízenou službu.

1. Kdo je správcem a jak nás kontaktovat

Správcem osobních údajů pro provoz tohoto webu, vyřizování poptávek a související poskytování služeb je MERU reality s.r.o., IČO 29618673, se sídlem Vídeňská 55, 639 00 Brno-Štýřice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 152074, dále jen „správce“ nebo „my“.

Kontaktní osobou pro ochranu osobních údajů je Ing. Richard Vala. Kontaktovat nás můžete e-mailem na poptavky@merureality.cz, telefonicky na +420 732 594 948 nebo písemně na adrese sídla správce.

Správcem je společnost, nikoli uvedená kontaktní osoba. Označení kontaktní osoby samo o sobě neznamená její jmenování pověřencem podle GDPR.

Tyto zásady popisují zpracování při používání webu, komunikaci s námi, evidenci poptávek a poskytování našich služeb. Vyžaduje-li konkrétní zakázka další zpracování, poskytneme příslušné doplňující informace.

2. Jaké údaje zpracováváme

Podle povahy kontaktu a služby zpracováváme zejména:

• jméno, příjmení, e-mail, telefon a případně adresu;
• údaje o zastupované společnosti a pracovní nebo smluvní roli kontaktní osoby;
• obsah poptávky, požadavky na nemovitost, lokalitu a rozpočet, pokud nám je sdělíte, a navazující komunikaci;
• údaje o nemovitosti a podklady potřebné pro sjednanou službu;
• údaje o smlouvě, poskytované službě, platbách, reklamaci a uplatněných nárocích;
• identifikační údaje a podklady vyžadované právními předpisy, zejména vznikne-li povinnost identifikace a kontroly klienta podle předpisů proti praní peněz;
• nezbytné technické údaje pro provoz a zabezpečení webu, například IP adresu, čas požadavku, technické údaje o prohlížeči a provozní nebo bezpečnostní záznamy.

Do běžného poptávkového formuláře neposílejte kopie dokladů totožnosti, zdravotní nebo jiné citlivé informace ani nepotřebné údaje třetích osob. Potřebné podklady si vyžádáme samostatně vhodným způsobem.

3. Účely, právní základy a doby uchování

3.1 Poptávka a příprava smlouvy

Údaje používáme k odpovědi na vaši poptávku, upřesnění požadavků a přípravě služby, o kterou jste požádali. Je-li připravovaná smlouva uzavírána přímo s vámi jako fyzickou osobou, právním základem je nezbytnost předsmluvních opatření na vaši žádost podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Při komunikaci se zástupcem nebo pracovníkem firemního zákazníka zpracováváme jeho nezbytné kontaktní a komunikační údaje na základě oprávněného zájmu na přípravě a správě obchodního vztahu a komunikaci s tímto zákazníkem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Stejný základ může být použit pro vyřízení jiné běžné komunikace, která nesměřuje k uzavření smlouvy s daným člověkem.

Poptávku uchováváme po dobu jejího řešení. Pokud nevede ke smlouvě, údaje vymažeme nebo anonymizujeme nejpozději do 6 měsíců od poslední věcné komunikace. Automatická zpráva bez věcného pokračování poptávky tuto dobu sama neobnovuje.

Déle můžeme odděleně uchovat pouze nezbytné údaje pro konkrétní zákonnou povinnost nebo ochranu konkrétních právních nároků podle níže uvedených pravidel. Samotná poptávka není přihlášením k newsletteru.

Pouze na základě vašeho dobrovolného souhlasu vám zasíláme newsletter a obchodní sdělení MERU reality s.r.o. o realitách a souvisejících tématech architektury, výstavby a developmentu. Právním základem je čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a souhlas se zasíláním obchodních sdělení podle zákona č. 480/2004 Sb.

Pro rozesílání používáme váš e-mail a záznam souhlasu. Souhlas můžete kdykoli odvolat; nejdelší doba použití údajů pro rozesílání je stanovena takto: nejvýše 5 let od udělení nebo nového výslovného potvrzení souhlasu. Samotné otevření zprávy nepovažujeme za nové udělení souhlasu. Odhlásit se můžete v každé zprávě nebo na poptavky@merureality.cz. Odvolání neovlivňuje zákonnost předchozího zpracování. Po odhlášení nepoužíváme údaje pro další rozesílání. V nezbytném rozsahu můžeme ponechat důkaz o dřívějším souhlasu a záznam odhlášení pro ochranu právních nároků a zabránění opětovnému zasílání; tyto údaje nepoužíváme jako marketingovou databázi.

3.2 Smlouva a poskytování služby

Údaje nezbytné k uzavření a plnění smlouvy s fyzickou osobou zpracováváme podle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR po dobu přípravy a plnění smlouvy. Nezbytné údaje zástupců a pracovníků firemních klientů zpracováváme na základě oprávněného zájmu na řádném poskytování služby a správě smluvního vztahu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Po skončení služby ponecháváme pouze údaje, pro které trvá zákonný důvod nebo potřeba ochrany právních nároků. Nepotřebné pracovní kopie a nadbytečné podklady odstraňujeme.

3.3 Účetnictví a další zákonné povinnosti

Údaje potřebné pro plnění zákonných povinností zpracováváme podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Účetní doklady a související účetní záznamy se zpravidla uchovávají 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají. Účetní závěrka a výroční zpráva se uchovávají 10 let počínajících koncem příslušného účetního období. Pokud se na konkrétní dokument vztahuje další zákonná povinnost nebo důvod delšího uchování, řídíme se příslušným předpisem a rozsahem této povinnosti.

3.4 Povinnosti proti praní peněz

Pokud konkrétní činnost podléhá zákonu č. 253/2008 Sb. a vzniknou příslušné povinnosti, zpracováváme potřebné údaje pro identifikaci a kontrolu klienta a splnění dalších zákonných požadavků podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.

Příslušné identifikační údaje, podklady a doklady o obchodech uchováváme po zákonem stanovenou desetiletou dobu. Rozhodné události a počítání této doby se řídí § 16 uvedeného zákona. Tato povinnost se nevztahuje automaticky na každou běžnou webovou poptávku.

3.5 Reklamace, stížnosti a ochrana právních nároků

Údaje potřebné ke splnění zákonných povinností při reklamaci zpracováváme podle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR. Údaje potřebné k doložení poskytnuté služby a k uplatnění, obhajobě nebo ochraně právních nároků zpracováváme na základě oprávněného zájmu podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.

Uchování omezujeme na potřebnou dokumentaci a dobu odpovídající relevantním promlčecím lhůtám. Při probíhajícím sporu nebo řízení ji můžeme uchovat do jeho konečného vyřešení a souvisejícího vypořádání. Konkrétní dobu určujeme podle povahy nároku a okolností případu; takto uchované údaje nepoužíváme pro nesouvisející marketing.

3.6 Provoz a bezpečnost webu

Nezbytné technické údaje zpracováváme za účelem bezpečného a funkčního provozu webu a prevence zneužití. Právním základem je oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Údaje samotné poptávky se posuzují podle bodu 3.1.

Běžné provozní a bezpečnostní záznamy uchováváme nejvýše 30 dní. Nezbytný výňatek týkající se doloženého bezpečnostního incidentu nebo konkrétního právního nároku můžeme odděleně uchovat po dobu nezbytnou k jeho vyřešení a ochraně souvisejících práv. Přístup k němu omezíme.

Ukládání nebo čtení údajů v zařízení návštěvníka se současně řídí pravidly pro cookies a obdobné technologie. Označení určitého účelu za oprávněný zájem samo nenahrazuje souhlas, je-li pro danou technologii vyžadován.

4. Příjemci a dodavatelé

K údajům mohou mít v potřebném rozsahu přístup naši pověření pracovníci a spolupracovníci zajišťující konkrétní zakázku. Podle povahy služby mohou být nezbytné údaje zpřístupněny spolupracujícímu makléři, technickému inspektorovi, architektovi, advokátovi, účetnímu nebo jinému odborníkovi, smluvní protistraně realitní transakce a příslušným orgánům, vyžaduje-li to služba nebo zákon.

Pro technické zajištění využíváme dodavatele hostingu, e-mailu, správy webu a souvisejících systémů v rozsahu skutečně využívaných služeb. E-mailovou schránku provozujeme prostřednictvím společnosti Seznam.cz, a.s.

Rozsah přístupu omezujeme na konkrétní úkol. U dodavatelů, kteří vystupují jako zpracovatelé, je zpracování upraveno odpovídající smlouvou. Samostatní odborníci mohou pro vlastní službu vystupovat jako samostatní správci; v takovém případě poskytují vlastní informace o zpracování.

Společná značka MERU není důvodem k volnému sdílení klientské databáze mezi různými společnostmi. Případné předání pro konkrétní objednanou službu omezujeme na nezbytný rozsah a odpovídající právní důvod. Použití údajů jinou společností pro její vlastní nabídky není automatickou součástí vyřízení vaší poptávky.

Pro technický provoz využíváme dodavatele hostingu, e-mailu, správy webu a klientské evidence. Podle dodaných provozních podkladů je pro klientskou evidenci určen systém Raynet a pro rozesílku systém Ecomail. E-mailovou schránku provozuje u společnosti Seznam.cz, a.s

Společnosti používající značku MERU nemají právo použít všechny vaše údaje jen z důvodu této společné značky. Předání pro jejich vlastní nabídky není součástí běžného vyřízení poptávky a vyžaduje samostatný právní důvod a odpovídající informování. Předání pro konkrétní objednanou službu omezujeme na potřebný rozsah.

5. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor

Pokud udělíte souhlas s analytickými nebo marketingovými cookies, mohou být níže uvedené údaje předány mimo Evropský hospodářský prostor:

• Dotčené služby: měření návštěvnosti a reklamní nástroje Google (např. Google Analytics, Google Ads) a Meta.
• Kategorie předávaných údajů: online identifikátory (identifikátory cookies a zařízení), IP adresa, údaje o prohlížeči a zařízení a údaje o chování na webu (navštívené stránky, odeslání formuláře).
• Příjemci a země: Google LLC a Meta Platforms, Inc, Spojené státy americké (prostřednictvím jejich evropských společností Google Ireland Limited a Meta Platforms Ireland Limited).
• Konkrétní platné rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo vhodné záruky a případná doplňující opatření: obě společnosti jsou certifikovány v rámci EU-US Data Privacy Framework, pro který Evropská komise přijala rozhodnutí o odpovídající ochraně ze dne 10. 7. 2023 (čl. 45 GDPR). Doplňkově se uplatní standardní smluvní doložky schválené Evropskou komisí (čl. 46 GDPR), které jsou součástí smluvních podmínek těchto poskytovatelů.

Informace o použitých zárukách a možnosti získat jejich kopii poskytujeme na poptavky@merureality.cz.

6. Odkud údaje získáváme

Údaje získáváme zpravidla přímo od vás prostřednictvím formuláře, e-mailu, telefonu nebo při osobním jednání. Pro konkrétní službu je můžeme v potřebném rozsahu získat také od vlastníka nemovitosti, smluvní protistrany, zástupce klienta nebo z veřejných evidencí.

Pokud údaje nezískáme přímo od dotčeného člověka, poskytneme mu příslušné informace včetně kategorií údajů a jejich konkrétního zdroje v přiměřené lhůtě, nejpozději do jednoho měsíce. Mají-li být údaje použity pro komunikaci s ním, učiníme tak nejpozději při první komunikaci; při zamýšleném zpřístupnění jinému příjemci nejpozději při prvním zpřístupnění. To neplatí v rozsahu zákonné výjimky podle GDPR.

Veřejná dostupnost kontaktu sama o sobě neznamená souhlas se zasíláním newsletteru.

7. Dobrovolnost a nezbytnost poskytnutí údajů

Odeslání poptávky je dobrovolné. Bez vhodného kontaktního údaje a popisu požadavku vám ale nemusíme být schopni odpovědět nebo připravit službu. Údaje potřebné pro konkrétní smlouvu nebo předepsané zákonem si vyžádáme samostatně a vysvětlíme důsledky jejich neposkytnutí. Přihlášení k newsletteru není podmínkou poptávky ani poskytnutí služby. Souhlas s marketingem není podmínkou vyřízení poptávky ani poskytnutí služby.

8. Automatizované rozhodování a marketingové hodnocení

Nepoužíváme rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky. V popsaném rozsahu zpracování neprovádíme automatizované hodnocení vašich osobních preferencí, ekonomické situace nebo chování pro marketingové účely.

9. Vaše práva

Za podmínek GDPR máte právo požadovat přístup ke svým údajům a jejich kopii, opravu nebo doplnění, výmaz a omezení zpracování. Máte také právo na přenositelnost vámi poskytnutých údajů, pokud se zpracování provádí automatizovaně a je založeno na souhlasu nebo smlouvě.

Jednotlivá práva mají zákonné podmínky a výjimky. Například odvolání souhlasu ani žádost o výmaz neruší zákonnou povinnost uchovat určité dokumenty.

Námitka proti oprávněnému zájmu: Z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace můžete kdykoli vznést námitku proti zpracování založenému na našem oprávněném zájmu. V takovém případě údaje dále nezpracováváme, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody převažující nad vašimi právy a zájmy nebo potřebu jejich zpracování pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Námitka proti přímému marketingu: Proti zpracování pro přímý marketing, včetně souvisejícího profilování, můžete vznést námitku kdykoli. Poté údaje pro tento účel dále nezpracováváme.

Je-li zpracování založeno na souhlasu, můžete jej kdykoli odvolat. Odvolání neovlivňuje zákonnost zpracování provedeného před odvoláním.

Žádosti zasílejte na poptavky@merureality.cz nebo písemně společnosti MERU reality s.r.o., Vídeňská 55, 639 00 Brno-Štýřice. Informace o přijatých opatřeních poskytneme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Vzhledem ke složitosti a počtu žádostí lze lhůtu v potřebných případech prodloužit o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech vás informujeme během prvního měsíce.

Výkon práv je zásadně bezplatný. Při důvodných pochybnostech o totožnosti žadatele můžeme požádat o přiměřené doplňující informace potřebné k jejímu ověření.

Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů a využít soudní ochranu podle GDPR.

10. Zabezpečení a změny zásad

Přijímáme technická a organizační opatření odpovídající povaze údajů a rizikům zpracování. Přístupy omezujeme podle pracovní role a konkrétního úkolu.

Aktuální znění zásad zveřejňujeme na tomto webu s datem účinnosti. Změna zásad sama o sobě nezakládá nový právní důvod zpracování ani nový souhlas.